Как организовать свое время. 2. Техническая часть и рекомендации по применению
Архангельский Г.А.
СКОРАЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖЕРСКАЯ ПОМОЩЬ Техническая часть основная задача которой - помочь разгрести завалы Все, что будет указано дальше, необходимо выполнять письменно - применяя цветные ручки, выдумывая на ходу систему обозначений. В конце каждого абзаца указан документ, который должен появиться. Заведите для этих документов отдельную яркую папку, надпишите ее "Система моей работы", и держите на видном месте. Постоянно обращайтесь к содержимому, изменяйте его, зачеркивайте и добавляйте. Когда разбираться в какой-то бумаге становится трудно - ее стоит переписать, подумав параллельно: можно ли что-нибудь из описанного изменить и усовершенствовать? Отработанные листы складывайте куда-нибудь в одно место - впоследствии они вам пригодятся. При работе с алгоритмом не обязательно расписывать подробно все, что указано. В первом приближении сделав один пункт, переходите к другому - никто не мешает вернуться, чтобы уточнить и дополнить. Обзор деятельности Выпишите на один большой лист бумаги все ваши дела, которые нужно сделать, задачи, которые нужно решить, проблемы, которые висят над головой. По мере возможности группируйте их в кучки по смыслу, но не слишком эти озадачивайтесь. Главное - вспомнить и выписать максимум того, что нужно сделать. На том же или отдельном листе нарисуйте предстоящий год (от настоящего момента). Это должна быть одна прямая линия с очень грубой разбивкой (по месяцам, самое большее - по неделям). Приблизительно отметьте на этой прямой важнейшие критические точки - события, или сроки, от которых сильно зависит результативность каких-то крупных задач. Например: успеть сдать отчет до конца квартала. Также отметьте те задачи, которые было бы удобнее всего сделать в определенное время. Например: ремонт на даче - летом. Не вдавайтесь слишком сильно в подробности, главное - представить себе ситуацию в целом. Список слегка сгруппированных дел и грубый рисунок года Определение направлений деятельности и ценностей Теперь необходимо структурировать список дел, выделить основные направления деятельности. Подумайте над документом, полученным на предыдущем шаге, и разбейте все дела на 7-8 основных областей - например, "Семья", "Проект Х", "Самообразование". Если на предыдущем шаге дела были достаточно хорошо сгруппированы, просто подпишите названия этих областей другим цветом. Если нет - можно переписать список, или просто установить для каждой области свой цвет и подчеркивать соответствующие дела этим цветом. Главное здесь - утрясти в голове образ деятельности, разбить его на такое количество элементов, которое может контролировать предсознание. Теперь вы будете более свободно ориентироваться в своей деятельности и меньше бояться ее необъятности. Теперь ответьте себе на вопрос: "Зачем я хочу делать то, что я хочу делать?" Что для вас наиболее ценно и ради чего вы собираетесь решать те или иные задачи? Это могут быть семья, материальный достаток, слава, служение, самосовершенствование... Здесь не важны четкие формулировки и ясная структура, главное - выразить словесно и закрепить на бумаге те базовые ценности, которыми вам хотелось бы руководствоваться в вашей деятельности. Выпишите их на отдельный лист, оставив место для основных направлений деятельности. Теперь просмотрите ваш список дел, особенно крупных и сложных, и сопоставьте его со списком своих ценностей. Про каждую крупную задачу подумайте: хотите ли вы ее выполнить потому, что ее выполнение работает на ваши ценности, или она навязана вам обстоятельствами, другими людьми, вашим собственным недосмотром? Задавайте себе вопрос: "оно мне надо?" - и вычеркивайте лишнее, или думайте, как избавляться от навязанного. Параллельно с этим уточняйте формулировки основных направлений вашей деятельности. Когда это будет сделано, выпишите их на тот же лист, на котором находится список ценностей. Далее, на всех этапах планирования своей деятельности, постоянно сверяйтесь с этим списком, уточняя ваши планы, а также дополняя и корректируя сам список. Список основных направлений деятельности и ценностей Постановка целей и задач Теперь нужно вернуться к списку всех дел, и выбрать из него самые важные и крупные. Затем разбить их на более мелкие дела, или задачи (сюда войдет часть оставшихся в неструктурированном списке более мелких дел). Те разбить на еще более мелкие дела, если потребуется. Все это можно оформить как древовидные структуры, или просто в таблице - под каждой целью подписав подзадачи. Теперь можно просмотреть список целей и задач, и проверить, нельзя ли какие-нибудь из них делегировать. Делегирование здесь понимается широко: это может быть перепоручение кому-то, покупка чьей-то услуги вместо того, чтобы делать самому, итд. Посмотрите на вспомогательные цели (способствующие достижению главных) и подумайте - нельзя ли достичь главных целей другим путем? Например, если достижение главной цели требует покупки и освоения какой-нибудь сложной техники, не проще ли будет купить соответствующую услугу? Периодически перепроверяйте список своих целей, переделывайте его в зависимости от изменяющихся обстоятельств. Структура целей, разбитых на задачи и подзадачи. Расстановка приоритетов Просмотрите список целей и задач и отметьте их сравнительную важность и срочность. Все дела можно согласно их важности распределить в такую таблицу: A. Важные и срочные. B. Важные и несрочные. C. Неважные и срочные. D. Неважные и несрочные. A. Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих - "Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные"... B. Важные и несрочные. Самые "обиженные", наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В. Присмотритесь к своим делам "А" - может быть, вы лечите следствия, а нужно лечить причины? Не тратить массу времени на совещания, а потрудиться внедрить в корпоративную культуру правильные принципы их организации? Инвестировать время в обучение подчиненного, но зато избавить себя от аварийных ситуаций, связанных с его ошибками? C. Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела "А". Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела "С" создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф.У.Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности. D. Неважные и несрочные. Эти дела нужно "финансировать по остаточному принципу". Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы. Как отделять важные дела от неважных? Гуру менеджмента Питер Друкер говорит, что важен здесь не столько анализ, сколько смелость. Выбор приоритетного - всегда риск. Друкер дает такие принципы расстановки приоритетов: 1. Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое. 2. Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах. 3. Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими. 4. Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые "надежны" и легко достижимы. Имейте в виду также правило Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. Концентрируйте внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их записывайте в важные. Умение отделять важные дела от неважных - одно из важнейших в тайм-менеджменте. Нет ничего проще этого правила, но ему сложнее всего следовать. Никакие теоретические объяснения этому не научат - пробуйте, оценивайте, задействуйте интуицию - и через некоторое время вы будете выделять важнейшее почти автоматически. Дела, "разбросанные" по таблице важности-срочности, полезно держать перед глазами, составляя план на год и на неделю. Можно ввести обозначение для каждого типа дел (цветом, количеством восклицательных знаков...), и подписать на схеме целей. Можно еще раз подумать о делегировании, особенно касательно срочных, но неважных задач. Особое внимание обратите на то, что здесь идет речь не о масштабности задач, а о важности. Т.е. даже мелкое дело может быть очень важным и срочным (а значит приоритетным), если выполнение его именно сейчас предотвращает большие убытки в будущем. Таблица распределения задач по приоритетности Планирование на год Нарисуйте (лучше на клетчатой бумаге) более подробный рисунок предстоящего года (считая от настоящего момента). Изобразите год в виде прямой. Детальность разметки может быть разной: для более загруженных месяцев подневная, для менее загруженных - понедельная. В списке целей и задач для каждой цели подпишите критические сроки, от которых сильно зависит результативность, и обозначьте их на графике. Выделите в каждой цели наиболее крупные и серьезные задачи, а также небольшие, но критически важные (когда небольшое вложение усилий сейчас предопределяет значительные изменения впоследствии). Исходя из критических сроков, приблизительно распределите дела по графику (чем ближе к настоящему моменту, тем точнее это нужно делать). Делайте это, сверяясь с таблицей приоритетов. Если дел ощутимо больше, чем позволяют сделать сроки и ресурсы, пересматривайте список целей - отсеивайте, делегируйте. То, что можно отложить без большого вреда на более далекую перспективу - откладывайте. Имейте в виду, что получившийся план года нужно будет пересматривать на год вперед каждую неделю или каждый месяц (отсчитывая год каждый раз от момента планирования - т.е. методом скользящего планирования). Поэтому не пытайтесь сделать его слишком детальным и точным - обращайте особое внимание только на ближайшие несколько недель. Если у вас не так много проектов, жестко привязанных к времени, то это может быть даже не план на год, а просто список важнейших проектов в порядке приоритетности. План дел на год Планирование на неделю Нужно сделать то же самое, что с годом. Для этого удобно изобразить неделю в виде одной прямой, разбитой на части дней (утро-день-вечер), особо важные дни можно разбить более детально - на часы. Обычно используемые двухмерные графики (дни в строчку, часы в столбик) здесь менее удобны, так как не дают такого хорошего обзора недели как сквозного целого, канала, по которому непрерывным потоком идут корабли дел. Из годового графика выпишите дела, которые вы привязали к ближайшей неделе. Если есть необходимость, можно структурировать их более детально, чем это сделано в схеме целей. Определите критические моменты недели, особо важные для выполнения каких-либо дел. Распределяйте дела по неделе так же, как вы делали это с годом. Не пытайтесь распланировать все слишком детально. Обязательно оставляйте резервы, нераспланированные участки, особенно в те моменты, в которые наиболее вероятны какие-нибудь непредвиденные обстоятельства. Количество таких незанятых участков должно составлять до 40% времени. И на уровне недели, и на уровне дня старайтесь поставить важнейшие дела раньше менее важных. Лучше пусть будет сделано одно важное дело и не сделано одно неважное, чем оба будут сделаны кое-как или недоделаны. Наконец, каждый день вечером просматривайте и уточняйте недельный план, и выписывайте на отдельную бумажку все дела на завтрашний день. При этом желательно распределить их по убыванию важности, и выполнять в том же порядке. Не жалейте на это нескольких минут - такая работа упорядочит дела в голове, и вы вовремя вспомните о нужном и сумеете отдать предпочтение важному. План на неделю и список задач на день Техника личной работы Сейчас у вас нет времени на то, чтобы навести хороший порядок в ваших документах, книгах и прочих важных источниках информации. Но для начала можно простейшим образом упорядочить их по приоритетности, что вложением 20-ти % усилий даст 80% порядка. Все места вашей активной работы (письменный стол, содержимое компьютера) должны быть разделены на три основных области. Первая, наиболее близкая и поддерживаемая в порядке - область для критически важной информации. Например, центр рабочего стола, "Рабочий стол" компьютера. Вторая по важности область - для информации второй степени важности и срочности. Например, окраины стола и папка "Мои документы" компьютера. Третья область - для менее важной информации, это могут быть ящики стола, другие папки компьютера, итд. Не так важно поддерживать порядок внутри областей, но важно четко разделить между собой эти три области, чтобы важную и срочную информацию вы без проблем могли находить быстро. В первую область положите бумаги, касающиеся ближайшего и важнейшего дела. Во вторую - вашу яркую папку "Система моей работы". И не забывайте в нее заглядывать регулярно! Рекомендации по применению "Скорой помощи"
Необходимо отметить, что ко всем вышеприведенным рекомендациям нужно
относиться творчески, особенно в том, что касается технических средств
организации личной работы. Например, если я говорю "выпишите на лист
формата А4...", не нужно меня понимать слишком буквально. Это вполне
может быть, например, доска на стене кабинета, на которой можно
нарисовать все необходимое цветными маркерами. Очень пригодятся также
разноцветные постеры, которые удобно наклеивать на эту доску, или на
график года, нарисованный на большом листе ватмана. Экспериментируйте,
пробуйте - разных способов множество, и только вам выбирать из них
наиболее подходящие именно для вас.Отдельного замечания заслуживает тот случай, когда у менеджера есть секретарь. Не пытайтесь переложить на секретаря работу по упорядочиванию основных направлений вашей деятельности. Только вы можете определить ваши цели и задачи, расставить приоритеты. Секретарь может вам в этом помочь, но не сможет вас заменить. Не жалейте времени на обзор своей деятельности, даже если сначала выписывание, переписывание, вычеркивание и занесение в таблички покажется вам слишком рутинным и неинтересным делом. Вы пишете - голова думает. Напоследок остается лишь заметить, что этот вариант "Скорой помощи" очень сырой, безусловно нуждается в доработке и развитии. Поэтому автор с благодарностью примет любые пожелания и предложения относительно текста, с которым Вы познакомились. Post Scriptum Просматривая еще раз Техническую часть "Скорой помощи", решил сделать следующее дополнение. Не исключено, что мои рецепты того, как лучше упорядочить ваши дела, вам совершенно не помогли, и вообще никуда не годятся. Легко говорить "особое внимание сосредоточьте на... отсеивайте, делегируйте...", а попробуй-ка сам отсеять, делегировать и сосредоточить на. Советовать - не делать, много ума не надо. Но вы по крайней мере попытались заняться этим вопросом, что-то сделать с организацией своего времени? Так почему бы вам не составить свою собственную "Скорую помощь", для самого себя? Почему не набросать тезисы под заголовком "Как я хочу разгрести свои завалы"? Зачем вам для этого чьи-то советы? Вы в этой статье почерпнули существенно много нового по сравнению с вашим обычным здравым смыслом? Короче говоря, пока вы сами не начнете работать над тем, как вам организовать ваше время, никакая скорая помощь, в том числе моя, вам не поможет. Все зависит только от вас, от вашего желания и воли. Спасение утопающих - дело рук самих утопающих! Повторение: главные принципы устранения "разрухи в головах": Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему - и вы решите ее. Выделяйте одно - над чем вы работаете; несколько - что вы имеете в виду, и забывайте о прочем. Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких. Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения. Если делать - то делать. Если НЕ делать, то НЕ делать. Раздуйте страхи - и они лопнут. После этого начинайте решать проблему. Пять минут отдыха в час - и не пытаться думать в это время!
Архангельский Глеб Алексеевич.
info@improvement.ru | |
|
| |
| Переглядів: 1378 | |
| Всього коментарів: 0 | |